Cuando lo creas todo perdido, no olvides que aún te queda el futuro, tu cerebro, tu voluntad y dos manos para cambiar tu destino. Wernher von Braun

6 de marzo de 2015

Celdas Relativas, Absolutas y MIXTAS

Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de trabajo y le hace saber a Excel en dónde buscar los valores que se quieren utilizar en una fórmula. Pero ¿Cuál es la diferencia entre las referencias absolutas y las referencias relativas?

Referencias relativas en Excel

Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula. Por ejemplo, si la fórmula de la celda D1 es la siguiente:
=C1*2
Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiará la fórmula y la ajustará de manera que la referencia se modifique automáticamente conforme va avanzando la fila.
Referencias absolutas y relativas
En este ejemplo la referencia C1 de la fórmula se fue incrementando automáticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila.

Referencias absolutas en Excel

Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A será siempre fija mientras que la  fila podría ajustarse automáticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecerá siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1.
Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea absoluta. Nota que ahora la fórmula de la celda D1 está escrita de la siguiente manera:
=$C$1*2
Referencias absolutas y relativas
Observa que sin importar a qué fila se copió la fórmula, la referencia siempre se mantiene hacia $C$1. Es decir, aún cuando se halla copiado la fórmula a filas diferentes la referencia dentro de la fórmula permaneció constante. Es importante que entiendas la diferencia entre estos dos tipos de referencias porque te permitirá escribir fórmulas efectivas en Excel.


Referencias mixtas

Una vez aprendidos los conceptos de "referencia relativa" y "referencia absoluta", es fácil entender el concepto de referencia mixta. Una referencia mixta a una celda o rango es aquella que, al copiar la celda donde está escrita y pegarla en otra ubicación o al utilizar "Autorrellenar", ajusta sólo la letra o sólo el número de la referencia, quedando bloqueado sólo el número o sólo la letra respectivamente.

Por lo tanto, si queremos bloquear la letra, debemos colocar el símbolo del dólar "$" antes de la letra y si queremos bloquear el número, debemos colocar el símbolo del dólar "$" antes del número

Las referencias mixtas son útiles en multitud de ocasiones, especialmente cuando tenemos que utilizar "Autorrellenar" en una matriz de celdas (varias celdas x varias celdas), puesto que nos permite "arrastrar" una fórmula introducida en una esquina, hasta la celda opuesta en la matriz, para operar con los encabezados de columnas y filas rápidamente y de una sóla vez. Podemos ver en la siguiente imagen una referencia mixta preparada para "arrastrar":


Teniendo el siguiente efecto, una vez "arrastrada" la fórmula de la celda C3 hasta la celda E5:



Truco: cambio rápido del tipo de referencia con la tecla F4

Estando el cursor dentro de la fórmula, podemos convertir rápidamente el tipo de referencia mediante la tecla F4. Por ejemplo, la primera vez que presionamos dicha tecla de función, la referencia A1 se convierte en una referencia absoluta (por ejemplo $A$1), la segunda vez se convierte en una referencia mixta que bloquea sólo el número de fila  (por ejemplo A$1), la tercera vez se convierte en una referencia mixta que bloquea sólo la letra de la columna  (por ejemplo $A1), la cuarta vez se convierte de nuevo en referencia relativa.

Fuente: 

4 de marzo de 2015

Excel 2007: Mostrar y ocultar las formulas que tiene una hoja

En el menú FÓRMULAS / MOSTAR U OCULTAR FORMULAS podemos activar o desactivar la visualización de las fórmulas de esa hoja.

Aqui teneis un video:


3 de marzo de 2015

Calcular días entre dos fechas con Excel

Aprende a calcular el tiempo transcurrido entre dos fechas (tanto días, como meses o años) usando Excel con esta sencilla fórmula.
Usando Excel es muy sencillo calcular los días, meses o años que han transcurrido entre dos fechas determinadas. Existen diferentes maneras de hacer este cálculo (e incluso funciones propias que nos ayudarán a calcular los días laborables). En este especial aprenderemos las más comunes.

Contar los días entre dos fechas con Excel

Calcular los días transcurridos entre dos fechas en Excel es tan sencillo como restar las dos fechas. La fórmula de Excel sería algo así:
Fecha2-Fecha1 = Tiempo transcurrido
Por ejemplo, si queremos calcular el tiempo que ha pasado entre el 15 de julio de 2014 y el inicio de ese mismo año, calcularemos:
15/07/2014-01/01/2014 = 195
Por regla general restaremos siempre la fecha anterior a la fecha posterior. Si lo hacemos al contrario obtendríamos el mismo número de días, pero en negativo.

Contar los días laborables entre dos fechas con Excel

Con la anterior operación obtendremos el número total de días transcurridos entre dos fechas determinadas (incluyendo días festivos). Si por el contrario, lo que queremos es obtener el número de días entre dos fechas, pero excluyendo los días festivos, entonces deberemos usar una fórmula diferente de Excel para hacerlo. Pulsa aquí para aprender a calcular los días laborables entre dos fechas.
Calcular los días laborables

Contar los meses entre dos fechas con Excel

Por otra parte, si lo queremos calcular es el número de meses que han pasado entre dos fechas determinadas, deberemos utilizar la función de Excel MES:
MES(fecha)
En concreto, usando el mismo ejemplo de antes, para calcular los meses transcurridos entre las dos fechas deberemos restar la primera fecha a la segunda, pero usando la función MES:
=MES(15/07/2014)-MES(01/01/2014)
Sin embargo, esta función solo vale si las dos fechas son del mismo año. Si son de años diferentes deberemos usar además la función de Excel AÑO
AÑO(fecha)
Así, por ejemplo, para restar estas dos fechas usaremos la siguiente fórmula.
=(AÑO(10/12/2008)-AÑO(2/9/2007))*12+MES(10/12/2008)-MES(2/9/2007)
En este caso, primero restamos los años y después hallamos la diferencia entre los meses.

Contar los años entre dos fechas con Excel

Por último, si lo que queremos hallar es el número de años transcurridos entre dos fechas, simplemente debemos utilizar la función de Excel ya conocida:
AÑO(fecha)
Con la que restaremos las dos fechas de la siguiente manera:
=AÑO(10/12/2008)-AÑO(2/9/2007)
Si vas a utilizar una versión en inglés de Microsoft Excel, o las hojas de cálculo de Google Drive, debes tener en cuenta que deberás poner los nombres de las funciones en inglés. En este caso las funciones en inglés son MONTH (=MES) y YEAR (=AÑO)

Excel 2007: Como contar el número de veces que aparece un número o texto (edad, etc.)

En la situación de partida del Tema 8 de Excel 2007 nos preguntan en el apartado 3 si:
¿podría calcularse el número de clientes que tienen una edad determinada, por ejemplo, 10 años?

A priori, sabemos que existe la función CONTAR.SI que nos permite contar el número de veces que aparece un número o texto, pero si ese número es la edad de una persona y esa edad está entre 9,99 y 11 años, la mejor forma sería aplicando una función matemática derivada de esta, la de CONTAR.SI.CONJUNTO que nos permite incorporar diferentes criterios a la hora de contar un número determinado de datos, ya sean números o texto o lo que sea.

La función a aplicar sería:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(rangodedatos;">9,99";rangodedatos;"<11")

Esta fórmula es muy interesante porque nos permite usarla para contar aquellos datos que cumplen varios criterios.

Otras formas de calcular la edad podría ser: 

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