Ejemplo de Empresa de Gestion Documental: Acceso y custodia de archivos

GIT-DOC es la integración de las soluciones que tradicionalmente se habían desarrollado de forma independiente para satisfacer las diferentes demandas de la gestión documental, que principalmente son: la captura e indexación de documentos, la recuperación de la información, la gestión de contenidos, y la automatización de flujos de trabajo (distribución de tareas, seguimiento y archivado).

Beneficios

• Rápida localización y consulta de documentos.
• Reducción de riesgos y costes de transporte y almacenamiento de la información.
• Posibilita la realización de cualquier número de copias autorizadas.
• Creación de nuevos canales de comunicación para empresas con dispersión geográfica.
• Garantía de un entorno seguro y flexible.
• Reduce significativamente los costes.
• La utilización simultánea por más de un usuario.
• Control y seguimiento de la distribución de documentos.
• Control estadístico de conexiones que facilita la gestión y toma de decisiones.

 

Procesos
 

Captura avanzada de documentos

GIT-DOC permite la incorporación de más de 200 formatos de documentos diferentes.

Soporte Papel

• Los documentos se incorporan mediante técnicas de escaneado.
• El motor es conectable a cualquier escáner compatible del mercado.
• La imagen es tratada hasta conseguir la máxima calidad.
• El archivo de imagen se comprime en múltiples formatos (TIFF, JPG,GIF, etc.)

Soportes digitales
Ficheros: ofimáticos, de programas de diseño asistido por ordenador, de imagen, ficheros html y pdf , correos electrónicos,... etc.

Captura avanzada de índices

GIT-DOC en el proceso de indexación asocia, mediante múltiples técnicas, los documentos capturados a la información correspondiente a su contenido.
OCR. Con este módulo podemos, a partir de una imagen, reconocer el texto que incorpora para la creación de zonas dentro de los formularios de captura, la definición de las reglas de validación y la videocorrección de las mismas.
Código de barras. Módulo que permite la lectura de la información codificada en el código de barras, mediante dispositivos ópticos.
OMR. Capacidad para la lectura óptica de marcas y captura automática de documentos estructurados.

Consulta de documentos

GIT-DOC distingue los siguientes tipos de búsquedas: información estructurada, no estructurada “texto libre” o la combinación de ambas, además permite el acceso descentralizado de la información a través de sus múltiples servidores.
Permite durante la consulta las siguientes actuaciones:

Anotar textos o asociar notas, remarcar zonas, tachar, anexar cualquier tipo de archivo, rotar, imprimir, enviar e-mail, iniciar o proseguir un flujo de trabajo.

Fuente: http://www.gitdoc.es/content/gestion-documental