GESTION DE ARCHIVOS - Actividades

Como hemos visto a lo largo de la asignatura, la adecuada gestión de archivos nos permite encontrar un documento cuando lo buscamos, además de saber como incorporar nuevos documentos en nuestro trabajo.

Tomando como referencia el tema 1 - El Archivo Concepto y Finalidad, vamos a desarrollar varias actividades (al archivo se llama UF01):

1. - Lectura recordatorio del tema 1
2. - Nos pararemos y analizaremos la Fig. 5 - Ciclo vital del documento. Describe lo que quiere decir el mapa por escrito.
3. - En el punto 5 - Mantenimiento del archivo informático, buscaremos información sobre la microfilmación y el escaneado, 
• Buscaremos en Google imágenes relacionadas con ambos conceptos
• Buscaremos información que nos aclare con mayor profundidad como se lleva a cabo actualmente la microfilmación y el escaneado (máquinas y herramientas usadas, el proceso que se suele seguir, ....)
• ¿Que es el sistema COM? ¿existen alternativas?
• Se siguen usando estos métodos
• ¿Que empresas conoces que usan estos métodos?
• ¿Que es el OCR? ¿Como funciona?
4. - ¿Que es la indexación de documentos? ¿es la indexación un método para digitalizar documentos?
5. - Busca una imagen por cada tipo de Unidades de Conservación (apartado 5.2)
6. - Una vez leas el caso práctico del apartado 6.3 recoge por escrito como realizarías tú la gestión documental de una tienda de muebles. 
• ¿Que tipo de documentos puedes encontrarte?
• ¿Que estructura de carpetas establecerás, con qué criterio y en que orden?
• ¿Como archivarás la documentación?
• ¿Como indexarás la documentación?
• ¿Como llevarás a cabo el registro de los documentos que van entrando? 
• Archivo de documentos electrónicos ¿sabemos ya como vamos a archivar los documentos informáticos?

EL FUTURO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Una vez finalizado esto, nos plantearemos nuevas cuestiones como:

1. Uso de APP de un smartphone para escanear documentos (como por ej. CamScanner). Investiga estas aplicaciones en tu smartphone.
2. APP de "gestión documental" (como por ej. Gestor Documental o Gladtolink CamScanner). Investiga estas aplicaciones en tu smartphone.
3. Que es un gestor documental OSP?
4. Programas informáticos para la gestión documental. Recoge algún programa que hayas visto o buscado en Google.
5. Archivo de documentos electrónicos ¿sabemos ya como vamos a archivar los documentos informáticos?